L’importanza del Visual Management nell’approccio Lean per le Strutture Ospedaliere

L’importanza del Visual Management nell’approccio Lean per le Strutture Ospedaliere

Come il Visual Management può ottimizzare i processi ospedalieri e migliorare l’efficienza operativa, riducendo gli sprechi e promuovendo un’assistenza sanitaria più organizzata e trasparente.

Premessa

Nel contesto di un approccio Lean, l’efficienza operativa delle strutture ospedaliere è una priorità assoluta. Tra le varie metodologie adottate per raggiungere questo obiettivo, il Visual Management occupa un posto di rilievo. 

Questa tecnica si basa sulla visualizzazione chiara e immediata delle informazioni rilevanti, permettendo a tutto il personale ospedaliero di avere una visione d’insieme precisa ed attualizzata delle operazioni in corso. 

In questo articolo, vedremo insieme come l’implementazione di strumenti di Visual Management rappresenti una strategia chiave per migliorare i flussi di lavoro, ridurre gli sprechi ed aumentare la qualità delle cure.

Cos’è il Visual Management in un contesto ospedaliero

Il Visual Management è una tecnica che si basa sull’utilizzo di strumenti visivi per rendere le informazioni chiave immediatamente accessibili e comprensibili all’interno di un’organizzazione. 

Nei contesti sanitari, il Visual Management si esprime attraverso l’uso di dashboard, monitor e indicatori visivi che mostrano in tempo reale lo stato dei processi, il progresso dei pazienti, la disponibilità delle risorse e la gestione delle scorte. 

Ai sistemi di Visual Management va riconosciuto il pregio di rendere trasparente il flusso di lavoro e di consentire altresì a medici, infermieri e operatori sanitari di visualizzare le informazioni cruciali con facilità e, per l’effetto, di adottare una risposta rapida, consapevole e mirata. 

Cosa significa questo? Che ogni persona che opera in un ambiente di lavoro può comprendere immediatamente la situazione corrente con un semplice colpo d’occhio, con la conseguenza che qualsiasi criticità, problema, anomalia o spreco possa essere identificato istantaneamente.

Ma vi è di più. I supporti visivi possono assumere un ruolo cruciale nella formazione del personale, riducendo la necessità di una supervisione costante: con gli standard chiaramente esposti e riconoscibili, i dipendenti possono comprendere le aspettative e i risultati attesi, favorendo una maggiore autonomia e fluidità di processo.

Questo non solo aumenta la produttività, ma contribuisce anche a una cultura della qualità, dove ogni individuo conosce il proprio ruolo, cosa fare e può intervenire rapidamente per mantenere i processi in linea con gli standard.

Per capire al meglio le potenzialità della gestione visiva, è utile guardare all’esperienza della segnaletica stradale: semafori, strisce pedonali e segnali che indicano limiti o direzioni creano un sistema intuitivo, comprensibile al primo colpo d’occhio. 

È di tutta evidenza come questi segnali semplifichino il comportamento di chi guida, riducendo il rischio di errore ed assicurando la fluidità del traffico. 

Ebbene, in un contesto aziendale, la gestione visiva opera con la stessa logica, ma applicata ai processi, ai compiti e alle comunicazioni. Numerosi studi hanno dimostrato che l’elaborazione visiva supera quella testuale in termini di velocità e precisione: il cervello umano, infatti, risponde meglio a colori, pattern visivi e simboli, permettendo di apprendere e ricordare le informazioni con meno fatica.

Ma come si traduce tutto questo nella realtà di un ambiente di lavoro ospedaliero? L’approccio del Visual Management mira a trasformare il posto di lavoro in uno spazio dove ogni informazione importante è visibile e immediatamente comprensibile. 

Detto altrimenti, ogni persona può valutare rapidamente la situazione attuale, identificare problemi ed anomalie o riconoscere sprechi ed inefficienze al colpo d’occhio. 

Ad esempio, nei reparti ospedalieri, i monitor che mostrano in tempo reale lo stato di occupazione delle sale operatorie, il livello delle scorte mediche o la disponibilità di risorse sono essenziali per evitare errori e migliorare il coordinamento. 

Quando le informazioni sono a portata di mano in modo intuitivo, si eliminano ambiguità e tempi morti, ottimizzando l’intervento umano.

La gestione visiva si esplicita attraverso diverse tipologie di strumenti e tecniche, ciascuna orientata ad uno specifico obiettivo:

Visualizzare i dati di performance su schermi o pannelli aiuta tutto il personale a identificare e correggere prontamente le inefficienze, incentivando la responsabilità e la consapevolezza del ruolo.

L’integrazione del Visual Management, quindi, contribuisce non solo ad una gestione più efficiente delle risorse, ma rafforza anche la sicurezza, riduce gli sprechi e migliora il clima organizzativo. 

In un ambiente ben strutturato, ogni membro del team ha una comprensione immediata di cosa è necessario fare e di come contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali, senza dover chiedere continuamente supporto o chiarimenti.

Va da sè, dunque, che una gestione visiva ben implementata sia in grado di trasformare i processi in azioni chiare, visibili e monitorabili, ispirate peraltro a proattività.

Come i segnali stradali ci orientano nel traffico, il Visual Management guida e coordina il personale, garantendo che ogni decisione sia basata su informazioni immediate e condivise, riducendo drasticamente errori, tempi di attesa e inefficienze operative.

I benefici dell’utilizzo del Visual Management nel Lean Thinking

Nel Lean Thinking, il Visual Management rappresenta un pilastro essenziale, poiché riduce gli sprechi e potenzia sia la comunicazione che il coordinamento e l’organizzazione all’interno delle strutture sanitarie. 

L’uso di strumenti visivi, come schermi che riportano in tempo reale lo stato di occupazione delle sale operatorie o l’avanzamento delle attese, consente di monitorare e risolvere eventuali inefficienze. 

La nostra esperienza sul campo (oltre che la letteratura in materia) ci ha insegnato a non sottovalutare il potere della gestione visiva. Quando il personale ha una visione in tempo reale delle operazioni e delle risorse disponibili, come la presenza di materiali chirurgici o di sangue, è possibile ridurre significativamente gli sprechi, dalle attese inutili ai ritardi causati dalla mancanza di coordinamento. 

La portata rivoluzionaria di un tale sistema è presto detta, giacchè non si tratta semplicemente di ottimizzare le risorse: l’obiettivo è quello di migliorare l’intera esperienza di cura, trasformando la struttura ospedaliera in un ambiente più organizzato e orientato alla qualità.

Come il Visual Management riduce gli sprechi e migliora la comunicazione

Dicevamo, less is more. 

Nell’approccio Lean, l’eliminazione delle inefficienze è un obiettivo centrale e il Visual Management rappresenta uno strumento chiave per raggiungerlo in contesti sanitari complessi. 

Grazie alla visibilità continua e trasparente dei processi, le strutture ospedaliere possono facilmente individuare e correggere attività non necessarie, come attese eccessive, movimenti superflui o procedure ripetitive. 

Cosa significa? Che il Visual Management favorisce una comunicazione immediata e precisa tra i diversi reparti ospedalieri, riducendo i malintesi. 

Quando medici, infermieri e personale tecnico condividono l’accesso in tempo reale alle informazioni cruciali, le attività operative si allineano senza intoppi, e le decisioni possono essere prese più rapidamente e con maggiore consapevolezza. 

L’importanza del Visual Management nel supportare l’efficienza operativa

L’efficienza operativa è una priorità critica per le strutture sanitarie, nella misura in cui una gestione ottimale delle risorse – siano esse umane, tecnologiche o materiali – è essenziale per rispondere tempestivamente alle esigenze dei pazienti. 

Ma facciamo un passo indietro, per spiegare il perchè. Il Visual Management svolge un ruolo di supporto strategico rendendo i processi interni trasparenti e facilmente tracciabili.

Con strumenti di Visual Management, i team clinici e operativi possono monitorare in tempo reale lo stato dei pazienti, la disponibilità delle risorse e l’avanzamento delle attività. 

Ad esempio, le dashboard visive forniscono un quadro aggiornato del flusso di lavoro, riducendo la necessità di comunicazioni intermedie e rendendo immediatamente visibili i punti critici. 

Ma c’è di più. L’effetto del Visual Management sulla gestione ospedaliera va oltre il monitoraggio: consente di pianificare meglio le attività e creare un ambiente più organizzato, focalizzando le risorse sull’assistenza ai pazienti. 

Questo approccio permette di rispondere in modo proattivo alle necessità dei pazienti, aumentando la produttività e migliorando la qualità dell’assistenza.

Conclusioni

In Italia, l’implementazione della gestione visiva (VM) in contesti sanitari ha mostrato risultati promettenti, in particolare nel potenziamento dell’efficienza e nel miglioramento dell’assistenza ai pazienti. 

Vediamone insieme alcuni.

Prestazioni infermieristiche e condizioni di lavoro. Uno studio longitudinale condotto su cinque ospedali italiani ha evidenziato che l’uso di strumenti di VM migliora significativamente la percezione delle prestazioni del sistema e delle condizioni di lavoro da parte degli infermieri. 

Il tasso di risposta per questo studio è stato inizialmente di circa il 66%, salendo al 72% in tre anni, indicando un forte impegno da parte del personale infermieristico.

Patient Journey Boards. In un caso specifico che coinvolgeva i patient journey board, le valutazioni hanno rivelato che il 91% del personale concordava che questi board miglioravano la visibilità delle barriere e dei tempi di attesa nell’assistenza ai pazienti. 

Inoltre, il 68% ha segnalato una riduzione del numero di domande poste, il che ha semplificato la comunicazione e il flusso di lavoro.

Sistema semaforico di dimissione. A seguito dell’implementazione del sistema semaforico di dimissione, uno studio ha mostrato un aumento significativo della chiarezza della comunicazione in merito agli stati di dimissione dei pazienti, il che ha contribuito a una migliore pianificazione e allocazione delle risorse tra le unità ospedaliere.

Siamo tutti consapevoli del fatto che questi non siano dei banali numeri. Le statistiche illustrano (oseremmo dire, confermano) l’informazione circa i potenziali benefici degli strumenti di gestione visiva in ambito sanitario, promuovendo un migliore lavoro di squadra, efficienza e qualità complessiva delle cure. 

Gli strumenti di Visual Management rappresentano un valore prezioso per le aziende ospedaliere e noi di WTS abbiamo progettato le nostre soluzioni tecnologiche proprio con l’obiettivo di ottimizzare i processi operativi, garantendo un monitoraggio continuo e una trasparenza informativa senza compromessi.

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