Per completare la vaccinazione anti Covid-19 del personale sanitario e dei pazienti fragili dell’Istituto Europeo di Oncologia, nelle primissime fasi di elaborazione del piano vaccinale WTS ha messo a punto un applicativo informatico per una sua gestione ottimale, tracciando importanti dati per la ricerca immunologica.
Il piano di vaccinazione contro il covid-19 ha impegnato le strutture ospedaliere su molteplici piani, richiedendo una radicale riorganizzazione operativa e di pianificazione.
Le circostanze hanno imposto che il piano di vaccinazione partisse rapidamente nel pieno della seconda ondata di contagi, in un frangente in cui le strutture erano già impegnate senza riserve nel tentativo di garantire le cure necessarie a chiunque ne avesse bisogno, mettendo in sicurezza il personale sanitario a garanzia della continuità aziendale.
Una fase caratterizzata da uno scarso controllo della diffusione del virus: condizione, questa, non favorevole alla messa in atto ottimale di un piano di vaccinazione diffuso.
È in questo contesto critico che si è manifestata la necessità di supportare il piano vaccinale del personale dell’Istituto Europeo di Oncologia – IEO e dei pazienti fragili, attraverso un applicativo informatico capace di garantire monitoraggio, automazione e ottimizzazione in ogni fase del processo.
Tempestivamente, abbiamo sviluppato la nostra soluzione tecnologica, che ha garantito la conclusione della vaccinazione del personale sanitario in tempi rapidi e in modo ordinato e razionale, consentendo allo stesso tempo la raccolta di dati importanti per lo studio sull’efficacia dei vaccini.
Interfaccia dinamica e intuitiva
Ottimizzare vuol dire semplificare, supportando il lavoro del personale attraverso strumenti tecnologici di facile utilizzo, pensati per ridurre al massimo tutte le complesse attività di calcolo e organizzazione dei dati e, allo stesso tempo, garantire un monitoraggio chiaro e totale di ogni fase delle operazioni. Per questo, una caratteristica fondamentale del nostro applicativo è l’elemento visuale.
Il sistema raccoglie e organizza tutti i dati del personale e dei pazienti (anagrafici, esito dei tamponi, stato di vaccinazione) creando schede individuali e tabelle cui lettura è semplificata da sigle, colori, simboli.
L’interfaccia principale, di chiara consultazione, risponde a molteplici possibilità di customizzazione, grazie ai filtri di ricerca che consentono di individuare e monitorare a colpo d’occhio i campioni sui cui si intende lavorare:
- Non convocati
- Convocati
- 1 dose somministrata
- 2 dose somministrata
- Consenso al vaccino
In questo modo, è stato possibile tracciare in tempo reale l’avanzamento del piano vaccinale e consentire lo svolgimento di azioni individuali o multiple di controllo, aggiornamento e convocazione per ciascuna fase successiva.
Automatizzazione delle convocazioni per la somministrazione del vaccino
Incrociando i diversi dati (anagrafici, lo stato di vaccinazione, il tipo di vaccino utilizzato), il sistema propone in automatico e nella medesima schermata dedicata a soggetto la data per la prima e la seconda vaccinazione, creando una lista automatica fluida e ottimizzata, che ha consentito di:
- Razionalizzare le convocazioni evitando code e attese che avrebbero sottratto tempo ed energie al personale.
- Massimizzare lo sforzo vaccinale, riducendo al minimo i tempi di attesa
- Evitare lo spreco di dosi di vaccino
Il sistema, inoltre, invia messaggi automatici e reminder per la convocazione a ciascuna delle fasi del piano vaccinale, creando un sistema efficace e automatico che abbatte l’incidenza di errori e la mole di lavoro organizzativo.
Questa gestione ottimizzata ha consentito dunque non soltanto il massimo risultato nello svolgimento del piano vaccinale, ma anche di evitare che lo stesso potesse in qualche modo intralciare o rallentare il lavoro della struttura.
Raccolta dati per la ricerca immunologica
Il personale e i pazienti fragili sono stati anche coinvolti su base volontaria in una campagna di studio della risposta immunitaria al vaccino, attraverso l’analisi degli anticorpi sviluppati in seguito alla vaccinazione.
Con lo stesso applicativo, è stato possibile coordinare le fasi dello studio immunologico, necessario per capire la capacità di sviluppare anticorpi al covid-19 a seguito della seconda dose di vaccino, a 7 e a 30 giorni dalla vaccinazione, e successivamente su base periodica mensile.
Così, grazie all’eccezionale sforzo dello IEO e con l’ausilio dell’applicativo WTS, la campagna vaccinale della struttura è stata, nelle primissime settimane di somministrazione dei vaccini, un’importante risorsa di dati di ricerca sulla reale efficacia dei vaccini.
Il lean thinking produce efficienza, efficacia, sicurezza, salute e progresso della ricerca scientifica.
